Alış Faturası İşlemleri – Tedarikçi Seçimi, Ürün Girişi ve E-Fatura Süreci

ERP sisteminde Alış Faturası ekranı, firmaya alınan ürün veya hizmetlerin sisteme işlendiği temel satın alma ekranıdır.

Bu ekran sayesinde:

• Tedarikçi (cari) seçilir

• Satın alınan ürünler girilir

• Maliyet ve KDV hesaplanır

• Stok girişleri oluşur

• Cari borç kaydı oluşur

• E-Fatura / E-Arşiv belgeleri işlenir

1. Alış Faturası Nedir?

Alış faturası:
>> Firmaya alınan ürün veya hizmetlerin kayıt altına alınmasıdır.

Fatura işlendiğinde:

✔ Stok artar
✔ Tedarikçiye borç oluşur
✔ Maliyet kayıtları oluşur
✔ Muhasebe kayıtları hazırlanır

Basit Mantık:

Ürün satın alınır
↓
Tedarikçi faturası gelir
↓
Stok giriş yapılır
↓
Cari borç oluşur

2. Alış Faturası Nasıl İşlenir?

Yeni alış faturası oluşturmak için şu adımlar izlenir:

1. Alış Faturası ekranı açılır

2. Tedarikçi (cari) seçilir

3. Fatura bilgileri girilir

4. Satın alınan stoklar eklenir

5. Fiyat ve maliyet kontrolleri yapılır

6. KDV ve toplam kontrol edilir

7. Fatura kaydedilir

8. Gerekirse E-Belge işlemi yapılır

3. Tedarikçi (Cari) Seçimi Nasıl Yapılır?

>> Cari Ünvanı alanına en az 3 harf yazılır

Sistem otomatik olarak cari seçim ekranını açar.

Örnek:

Cari Ünvanı:
HAS

Sistem listeler:

HASAN HÜSEYİN ÇALIŞKAN
HAS TARIM
HAS OTOMOTİV

Kullanıcı uygun tedarikçiyi seçer.

Müşteri Seçim Ekranı :

4. Tedarikçiye Ait Bilgiler Nasıl Gelir?

Cari seçildiğinde sistem otomatik olarak:

✔ Vergi bilgilerini
✔ Telefon bilgisini
✔ Adres bilgisini
✔ İl / İlçe bilgilerini
✔ Cari bakiyesini

ekrana getirir.

 Örnek:

Cari Ünvanı:
HASAN HÜSEYİN ÇALIŞKAN

5. Alış Faturası Bilgileri Nasıl Girilir?

Fatura üst alanında şu bilgiler girilir:

• Fatura tarihi

• İrsaliye tarihi

• Fatura türü

• Vade tarihi

• KDV şekli

• Proje kodu

Örnek:

Fatura Türü: Alış Faturası
KDV Hesap Şekli: Dahil
Cari Hesaba Kaydet: Evet
Stok Hesaba Kaydet: Evet

6. Satın Alınan Ürünler Nasıl Eklenir?

Alt grid bölümünde ürün seçimi yapılır.

>> Stok koduna veya stok adına en az 3 harf yazıldığında
sistem otomatik stok seçim ekranını açar.

Örnek:

FİL

Sistem listeler:

FİLTRE YAĞ COROLLA
FİLTRE HAVA
FİLTRE MAZOT

Kullanıcı uygun ürünü seçer.

Hızlı Ürün seçim ekranı :

7. Ürün Miktarı ve Fiyat Girişi

Ürün seçildikten sonra:

• Miktar

• Birim

• Alış fiyatı

girilir.

Örnek:

Ürün:
FİLTRE YAĞ COROLLA

Miktar:
200 Adet

Fiyat:
120 TL

Sistem otomatik hesaplar:

Ara Toplam:
20.000 TL

8. KDV ve Genel Toplam Hesaplama

Sistem otomatik olarak:

✔ KDV
✔ Brüt toplam
✔ Genel toplam

hesaplarını oluşturur.

 Örnek:

Ara Toplam: 20.000 TL
KDV:         4.000 TL
------------------------
Genel Toplam: 24.000 TL

9. Fatura Nasıl Kaydedilir?

Tüm kontroller tamamlandıktan sonra:

>>Kaydet – F2 butonuna basılır

Sistem otomatik olarak:

✔ Stok giriş hareketi oluşturur
✔ Cari borç kaydı oluşturur
✔ Muhasebe kayıtlarını hazırlar

10. E-Fatura / E-Arşiv Süreci Nasıl Çalışır?

Cari kartındaki:
>> E-Fatura bilgisi
otomatik kontrol edilir.

Eğer “E-Fatura: Evet” ise

Fatura kaydedildikten sonra:
>> E-Fatura kontrol ekranı açılır

Burada:
✔ Vergi bilgileri
✔ Belge numarası
✔ Tutar bilgileri

kontrol edilerek belge gönderilir.

Eğer “E-Fatura: Hayır” ise

Sistem faturayı:
>> E-Arşiv veya normal belge sürecine yönlendirir

Basit Mantık:

E-Fatura mükellefi → E-Fatura
Değilse → E-Arşiv / Normal Belge

11. Gerçek Kullanım Senaryosu

Firma araç bakım malzemesi satın alıyor.

İşlem sırası:

✔ Cari ünvanına “HAS” yazılır
✔ Sistem tedarikçileri listeler
✔ Tedarikçi seçilir

✔ Stok adına “FİL” yazılır
✔ Sistem ürün listesini açar
✔ “FİLTRE YAĞ COROLLA” seçilir

✔ Miktar ve fiyat kontrol edilir
✔ KDV hesaplanır
✔ Fatura kaydedilir

Sonuç:

✔ Stok artar
✔ Cari borç oluşur
✔ Alış maliyeti sisteme işlenir

12. Avantajları

✔ Hızlı tedarikçi seçimi
✔ Otomatik stok bulma
✔ Hızlı maliyet hesaplama
✔ Otomatik KDV hesaplama
✔ Stok girişlerinin otomatik oluşması
✔ Cari borç takibini kolaylaştırması
✔ E-Fatura entegrasyonu sağlaması

Önemli Not:

• Alış faturası kaydedildiğinde stok artar

• Cari hesaba borç işlenir

• Yanlış alış fiyatı girilirse maliyet hesapları bozulur

• E-Belge gönderiminden önce mutlaka kontrol yapılmalıdır

Alış Faturası Ekranı :