E-Fatura / E-Arşiv Sekmesi – Dijital Belge ve Senaryo Yönetimi

ERP sisteminde bulunan E-Fatura / E-Arşiv sekmesi, faturaların dijital belge olarak hazırlanması ve Gelir İdaresi sistemine uygun şekilde gönderilmesi için kullanılan alandır.

Bu sekme sayesinde:
✔ E-Fatura hazırlanır
✔ E-Arşiv faturası oluşturulur
✔ İhracat faturaları düzenlenir
✔ Temel / Ticari senaryo seçilir
✔ Dijital belge bilgileri kontrol edilir

Kısacası:
>> “Faturanın elektronik belgeye dönüştüğü resmi işlem ekranıdır.”

1. E-Fatura / E-Arşiv Sekmesi Ne İşe Yarar?

Bu sekme:
>> Dijital faturaların resmi kurallara göre hazırlanmasını sağlar.

Burada:

• Belge tipi

• Senaryo

• E-Fatura bilgileri

• İhracat ayarları

• E-Arşiv seçenekleri

tanımlanır.

2. E-Fatura mı E-Arşiv mi Olduğu Nasıl Belirlenir?

Fatura Bilgileri sekmesinde cari seçildiğinde sistem otomatik olarak:

E-Fatura: Evet / Hayır

bilgisini getirir.

Bu bilgi cari kartından okunur.

3. E-Fatura “Evet” Ne Demektir?

>> Cari firma E-Fatura mükellefidir.

Bu durumda:
✔ Fatura → E-Fatura olarak hazırlanır
✔ E-Belge modülündeki E-Fatura gönderim ekranına aktarılır

4. E-Fatura “Hayır” Ne Demektir?

>> Cari firma E-Fatura mükellefi değildir.

Bu durumda:
✔ Belge → E-Arşiv faturası olur
✔ E-Arşiv gönderim ekranına aktarılır

Basit Mantık:

Mükellef → E-Fatura
Değilse → E-Arşiv

5. E-Fatura Bilgisi Yanlışsa Ne Yapılır?

Bazen cari kartındaki bilgi eski olabilir.

Bu durumda:
>> Cari kartı açılır
>>> “Mükellef Sorgulama” yapılır
>>>> Güncel durum tekrar kontrol edilir

Sonrasında:
✔ E-Fatura / E-Arşiv bilgisi güncellenir

Önemli:
Yanlış mükellef tipi seçilirse belge gönderimi hata verebilir.

6. Fatura Senaryosu Nedir?

>> E-Faturanın resmi çalışma modelidir.

Bu alan E-Fatura sekmesinde bulunur.

Örnek:

Temel Fatura

7. Temel Fatura Nedir?

>> Alıcının otomatik kabul ettiği standart E-Fatura modelidir.

✔ En yaygın senaryodur
✔ Genellikle otomatik işlenir

Örnek:

Fatura Senaryosu:
Temel Fatura

8. Ticari Fatura Nedir?

>> Alıcının faturaya cevap verebildiği senaryodur.

Alıcı:
✔ Kabul
✔ Red
✔ İade

yanıtı verebilir.

Özellikle:

• Kurumsal firmalarda

• Büyük ticari yapılarda

kullanılır.

9. Fatura Tipi Nedir?

>> Belgenin resmi türünü belirler.

E-Fatura sekmesindeki:

Fatura Tipi

alanından seçilir.

10. Dijital Fatura Türleri Nereden Seçilir?

Fatura tipi alanından:

✔ Satış
✔ İade
✔ İhracat
✔ Tevkifat
✔ İstisna

gibi belge tipleri seçilebilir.

Örnek:

Fatura Tipi:
Satış

11. İhracat Faturası Nereden Seçilir?

>> E-Fatura sekmesindeki “Fatura Tipi” alanından seçilir.

Örnek:

Fatura Tipi:
İhracat

Bu durumda sistem:
✔ GTB bilgileri
✔ Gümrük alanları
✔ İhracat referansları

gibi ek alanları aktif hale getirir.

12. E-Arşiv E-Posta Gönderimi Nedir?

>> E-Arşiv faturanın müşteriye mail gönderilip gönderilmeyeceğini belirler.

Örnek:

E-Arşiv E-Posta Gönderilsin mi?
Evet

✔ Sistem PDF faturayı mail gönderebilir.

13. E-Arşiv E-Posta Adresi Alanı

>> Faturanın gönderileceği mail adresidir.

Örnek:

[email protected]

14. Fatura No Alanı Ne İşe Yarar?

>> Dijital belge numarasıdır.

Gelir İdaresi sistemine gönderilecek resmi numaradır.

Örnek:

INV20260000125

15. Periyotlu Fatura Nedir?

>> Düzenli tekrar eden faturalar için kullanılır.

Örneğin:
✔ Aylık aidat
✔ Abonelik
✔ Düzenli hizmet faturası

16. İade No ve İade Tarihi Ne İşe Yarar?

>> İade faturalarında referans belge bilgilerini tutar.

✔ Hangi faturanın iade edildiği takip edilir

17. Durum Açıklaması ve Durum Kodu

>> GİB dönüş mesajlarını gösterir.

Örneğin:
✔ Başarılı gönderildi
✔ Hatalı gönderildi
✔ Beklemede

bilgileri burada görülebilir.

18. E-Belge Modülüne Aktarma Süreci

Fatura kaydedildikten sonra sistem:

✔ E-Fatura ise → E-Fatura gönderim ekranına
✔ E-Arşiv ise → E-Arşiv gönderim ekranına

otomatik aktarım yapar.

Burada:
✔ Son kontroller
✔ Vergi bilgileri
✔ Belge numarası

incelenir ve gönderim yapılır.

19. Gerçek Kullanım Senaryosu

Firma müşteriye satış faturası kesiyor.

Cari seçildiğinde sistem gösteriyor:

E-Fatura:
Hayır

Sonuç:
✔ Belge → E-Arşiv olarak hazırlanır

Başka müşteride:

E-Fatura:
Evet

Sonuç:
✔ Belge → E-Fatura ekranına aktarılır

Kullanıcı daha sonra:
✔ Senaryo seçer
✔ Fatura tipini kontrol eder
✔ Gönderim yapar

20. Avantajları

✔ Otomatik E-Belge yönetimi
✔ GİB uyumluluğu
✔ Hatalı belge riskini azaltma
✔ Dijital gönderim kolaylığı
✔ E-Fatura / E-Arşiv ayrımını otomatik yapma
✔ İhracat süreçlerini destekleme

Önemli Not:

• Cari mükellef bilgisi mutlaka güncel olmalıdır

• Yanlış senaryo seçimi belge reddine neden olabilir

• İhracat faturalarında GTB bilgileri önemlidir

• Gönderim öncesi belge kontrolü önerilir

E-Fatura Sekmesi Ekranı :