Resmi Olarak Kesilen Bir Fatura E‑Fatura / E‑Arşiv Olarak Nasıl Gönderilir?

E‑Belge → Giden Belgeler

QuantumCEO ERP içerisinde oluşturulan bir satış faturasının resmi belge niteliği kazanabilmesi için yalnızca faturanın kaydedilmesi yeterli değildir.

Fatura kayıt edildikten sonra ayrıca E‑Fatura veya E‑Arşiv olarak gönderilmelidir.

Bu ekran sayesinde;

✔ E‑Fatura gönderimi yapılır

✔ E‑Arşiv gönderimi yapılır

✔ GİB süreçleri takip edilir

✔ Gönderim durumları sorgulanır

✔ Hatalı belgeler tespit edilir

✔ Belge süreçleri izlenebilir

Kayıt edilen faturaların elektronik belge olarak gönderildiği ve takip edildiği ekrandır. 

1. İlk Olarak Satış Faturası Oluşturulmalıdır

E‑Fatura veya E‑Arşiv gönderebilmek için öncelikle normal satış faturası oluşturulmalıdır.

Satış faturası oluşturulurken;

✔ Cari bilgileri girilmelidir

✔ Ürün satırları eklenmelidir

✔ KDV oranları kontrol edilmelidir

✔ Genel toplam doğrulanmalıdır

✔ Fatura kaydedilmelidir

2. KDV İstisnalı Belgelerde İstisna Sebebi Seçilmelidir

KDV'den muaf bir işlem varsa sistemde istisna sebebi belirtilmelidir.

Aşağıdaki alandan istisna kodu seçilir:

Örnek:

İstisna sebebi girilmeden belge gönderiminde hata oluşabilir. 

3. E‑Fatura Sekmesinde Fatura Tipi Doğru Seçilmelidir

İstisna kapsamındaki belgelerde yalnızca istisna sebebi seçmek yeterli değildir.

E‑Fatura sekmesinde bulunan:

Fatura Tipi

alanı da uygun şekilde seçilmelidir.

Örnek:

Bu seçim yapılmadığında belge GİB tarafından reddedilebilir. 

4. Fatura Kaydedildikten Sonra E‑Belge Ekranı Açılmalıdır

Fatura kayıt edilmiş olsa bile henüz resmi olarak gönderilmiş sayılmaz.

Gönderim işlemi için E‑Belge ekranı açılmalıdır.

Bu ekran üzerinden:

✔ Gönderim yapılır

✔ Durum sorgulanır

✔ Bekleyen faturalar görüntülenir

✔ Hata mesajları takip edilir

✔ Belge süreçleri yönetilir

5. Bekleyen Faturalar Listesine Girin

Menü yolu:

Gönderilmeyi bekleyen faturalar burada yer alır.

Bu ekranda;

✔ Bekleyen faturalar listelenir

✔ XML ön izlemesi görüntülenir

✔ Durum sorgulaması yapılır

✔ Gönderim işlemi başlatılır

✔ Hatalar kontrol edilir

6. XML Ön İzleme Mutlaka Kontrol Edilmelidir

Gönder butonuna basmadan önce XML ön izleme ekranı incelenmelidir.

Kontrol edilmesi gereken bilgiler:

✔ Cari bilgileri

✔ Vergi numarası

✔ Ünvan

✔ Ürün satırları

✔ KDV oranları

✔ Toplam tutar

✔ Belge tipi

✔ İstisna bilgileri

✔ Senaryo bilgileri

✔ Belge numarası

7. Gönder Butonu ile Resmi Gönderim Yapılır

Kontroller tamamlandıktan sonra:

butonuna basılır.

Bu işlem sonrasında:

✔ Belge kuyruğa alınır

✔ GİB gönderimi başlatılır

✔ Sistem belgeyi imzalar

✔ E‑Belge süreci çalışır

✔ Durum takibi başlatılır

8. Durum Sorgula Butonu Ne İşe Yarar?

Gönderim sonrasında işlem durumunu kontrol etmek için kullanılır.

butonu ile:

✔ Gönderim sonucu alınır

✔ GİB durumu sorgulanır

✔ Hata mesajları görüntülenir

✔ Kabul bilgisi kontrol edilir

✔ Süreç güncellenir

9. E‑Belge Durumları Nasıl Takip Edilir?

Gönderilen belgeler aşağıdaki durumlara sahip olabilir.

Gönderilmeyi Bekliyor

✔ Belge hazırlandı

✔ Henüz gönderilmedi

✔ Kuyrukta bekliyor

✔ Kullanıcı işlemi bekleniyor

✔ Gönderime hazır

Gönderiliyor

✔ Belge aktarılıyor

✔ GİB bağlantısı kuruluyor

✔ Veri transferi yapılıyor

✔ Sonuç bekleniyor

✔ İşlem devam ediyor

Onay Bekliyor

✔ GİB inceleme sürecinde

✔ Cevap bekleniyor

✔ Sistem kontrolü sürüyor

✔ Belge ulaştı

✔ Sonuç alınacak

Kabul Edildi

✔ Gönderim tamamlandı

✔ Belge onaylandı

✔ GİB tarafından kabul edildi

✔ Süreç başarıyla sonuçlandı

✔ Resmi belge oluştu

10. Giden Belge Klasörleri Nelerdir?

Giden belgeler aşağıdaki klasörlerde takip edilir.

Bu klasörler sayesinde:

✔ Her belge takip edilir

✔ Hatalı kayıtlar bulunur

✔ Tekrar gönderim yapılır

✔ Ret işlemleri izlenir

✔ Tüm süreç kontrol edilir

Gerçek Kullanım Senaryosu

Firma müşterisine Teknokent kapsamında KDV istisnalı bir satış faturası düzenlemiştir.

Kullanıcı:

1. Satış faturasını oluşturur.
2. İstisna sebebini seçer.
3. Fatura Tipini "İstisna" yapar.
4. Faturayı kaydeder.
5. E‑Belge ekranını açar.
6. Bekleyenler listesinden faturayı bulur.
7. XML ön izlemesini inceler.
8. Gönder butonuna basar.
9. Durum Sorgula ile süreci takip eder.

Sonuç:

⚠️ Önemli Not