Gelen Resmi Fatura Nasıl Kabul Edilir?

E-Fatura → Gelen Faturalar → Onay Bekleyenler

QuantumCEO ERP içerisinde tedarikçileriniz tarafından gönderilen e-Faturalar sisteme ulaştığında öncelikle Onay Bekleyenler listesine düşer.

Bu ekran sayesinde:

✔ Gelen faturalar görüntülenebilir

✔ Fatura detayları incelenebilir

✔ Resmi kabul işlemi yapılabilir

✔ Hatalı faturalar reddedilebilir

✔ PDF olarak indirilebilir

✔ Gelen belge durumu takip edilebilir

"Karşı taraftan gelen e-Faturaların resmi olarak kabul veya reddedildiği kontrol ekranıdır."

1. Gelen Fatura Kabul İşlemi Nedir?

Gelen e-Fatura sisteminize ulaştığında doğrudan muhasebeleştirilmeden önce kontrol edilmelidir.

Bu işlem sayesinde:

✔ Fatura bilgileri doğrulanır

✔ Gönderen firma kontrol edilir

✔ Tutarlar incelenir

✔ Yanlış gelen faturalar tespit edilir

✔ Resmi kabul veya ret işlemi yapılır

2. Onay Bekleyenler Listesi Nerede Bulunur?

Menü yolu:

Bu alanda henüz kabul edilmemiş tüm faturalar görüntülenir. 

3. Fatura Kontrolü Nasıl Yapılır?

Onay Bekleyenler listesinden ilgili fatura seçilir.

Fatura seçildikten sonra aşağıdaki bilgiler dikkatlice incelenmelidir:

✔ Gönderen Firma

✔ Fatura Tarihi

✔ Fatura Numarası

✔ Ürün Kalemleri

✔ KDV Bilgileri

✔ Genel Toplam

✔ Vergi Bilgileri

4. Fatura Kabul İşlemi Nasıl Yapılır?

Faturanın doğru olduğundan emin olunduktan sonra ekranın alt kısmında bulunan:

butonuna basılır. 

5. Kabul Et Sonrasında Ne Olur?

Sistem aşağıdaki onay mesajını görüntüler:

Bu aşamada:

seçeneği ile devam edilir. 

6. Evet Butonuna Basınca Ne Olur?

Kabul işlemi tamamlandığında:

✔ Fatura resmi olarak kabul edilir

✔ Gelen belge durumu güncellenir

✔ Belge onaylanan faturalar listesine taşınır

✔ Fatura işleme hazır hale gelir

Bu işlem sonrasında karşı tarafın göndermiş olduğu resmi belge kabul edilmiş olur. 

7. Hatalı Gelen Fatura Nasıl Reddedilir?

Fatura kontrolü sırasında hata tespit edilirse kabul işlemi yapılmamalıdır.

Örnek:

✔ Yanlış firma

✔ Yanlış tutar

✔ Yanlış ürün

✔ Hatalı vergi bilgisi

✔ Yanlış fatura kesimi

gibi durumlarda fiş reddedilebilir. 

8. Fatura Reddi Nasıl Yapılır?

Hatalı olduğu düşünülen faturada:

butonuna basılır. 

Bu işlem sonrasında gelen belge red sürecine alınır.

9. Fatura PDF Olarak Nasıl İndirilir?

Faturanın bir kopyasını bilgisayara kaydetmek için:

butonu kullanılır. 

10. İndir Butonu Ne İşe Yarar?

İndir butonuna basıldığında sistem dosya kayıt ekranını açar.

Buradan:

✔ Kayıt yeri seçilir

✔ Dosya adı belirlenir

✔ PDF olarak saklanır

11. Gelen Fatura Listeleri Nelerdir?

Sistem gelen belgeleri durumlarına göre ayırır.

Görüntüleyebileceğiniz klasörler:

12. Onaylananlar Listesi Nedir?

Kabul edilmiş faturaların bulunduğu listedir.

Bu bölümde:

✔ Kabul edilen faturalar

✔ İşlenmiş belgeler

✔ Tamamlanan kayıtlar

izlenebilir. 

13. Reddedilenler Listesi Nedir?

Red işlemi yapılmış faturaların tutulduğu listedir.

Bu liste sayesinde geçmiş ret işlemleri takip edilebilir. 

14. Bildirimler Ekranından Gelen Fatura Takibi

Program ana ekranında bulunan:

alanı üzerinden de gelen faturalar takip edilebilir. 

15. Bildirimler Alanı Ne İşe Yarar?

Bu alan sayesinde:

✔ Yeni gelen faturalar görülür

✔ Gelen belge sayıları izlenir

✔ Doğrudan belge ekranına geçilir

✔ Bekleyen işlemler görüntülenir

Gerçek Kullanım Senaryosu

Firmanıza yeni bir tedarikçi faturası gelmiştir.

Kullanıcı:

1. Onay Bekleyenler ekranını açar.
2. Gelen faturayı seçer.
3. Fatura kalemlerini inceler.
4. Tutarları kontrol eder.
5. Faturanın doğru olduğuna karar verir.
6. Kabul Et butonuna basar.
7. Gelen onay ekranında Evet seçeneğini seçer.

Sonuç:

Avantajları

✔ Gelen faturaların kontrollü yönetilmesi

✔ Hatalı belgelerin erken tespiti

✔ Resmi kabul ve red süreçlerinin yönetimi

✔ PDF arşivleme imkanı

✔ Belge durum takibi

✔ Bildirim sistemi ile hızlı erişim

✔ E-Belge süreçlerinin merkezi yönetimi

⚠️ Önemli Not