Gelen Faturayı Otomatik İçeri Aktarma Nasıl Yapılır?

E-Fatura → Gelen Faturalar

QuantumCEO ERP içerisinde gelen e-Faturaların sisteme aktarılması için Gelen Fatura İçeri Aktarma işlemi kullanılır.

Bu işlem sayesinde:

✔ Gelen e-Fatura sisteme alınır

✔ Cari kart otomatik oluşturulabilir

✔ Stok kartları eşleştirilebilir

✔ Masraf kalemleri eşleştirilebilir

✔ Satın alma kayıtları oluşturulabilir

✔ Aynı firmadan gelen sonraki faturalar otomatik tanınabilir

"Gelen e-Faturaların ERP içerisine aktarılıp stok, cari ve masraf kayıtları ile ilişkilendirilmesini sağlayan işlemdir."

1. Gelen Fatura İçeri Aktarma Ne İşe Yarar?

Bu ekran;

✔ Gelen e-Faturaların görüntülenmesini

✔ Fatura bilgilerinin kontrol edilmesini

✔ Cari oluşturulmasını

✔ Stok eşleştirmelerini

✔ Masraf eşleştirmelerini

sağlar. 

2. İşlem Öncesinde Ne Yapılmalıdır?

İçeri aktarma işleminden önce ilgili fatura listeden seçilmelidir.

Kontrol edilmesi gereken bilgiler:

✔ Gönderen firma

✔ Fatura tarihi

✔ Fatura numarası

✔ Ürün satırları

✔ Tutar bilgileri

✔ Vergi bilgileri

✔ Genel toplam

Herhangi bir hata veya eksiklik yoksa aktarım işlemine başlanmalıdır. 

3. Fatura Nasıl Seçilir?

Gelen faturalar listesinde ilgili belge seçilir.

Seçilen faturanın:

✔ Cari bilgileri

✔ Satır bilgileri

✔ Belge detayları

ekranda görüntülenir. 

4. Faturayı İçeri Aktar Butonu Ne İşe Yarar?

Kontroller tamamlandıktan sonra:

butonuna basılarak aktarım işlemi başlatılır. 

5. Cari Tanımlı Değil Uyarısı Nedir?

Eğer faturadaki gönderici firma ERP içerisinde daha önce tanımlanmamışsa sistem aşağıdaki uyarıyı verir:

Bu durumda sistem ilgili cari kartın oluşturulmasını ister. 

6. Cari Kart Otomatik Oluşturulur Mu?

Evet.

Kullanıcı "Evet" seçeneğini seçtiğinde sistem cari kartı otomatik olarak oluşturabilir.

Oluşturulan cari kart üzerinde;

✔ Vergi No

✔ Ünvan

✔ Adres

✔ E-Posta

✔ E-Fatura Durumu

gibi bilgiler doldurulur. 

7. Cari Oluşturma İşlemi Sonunda Ne Olur?

Cari oluşturma tamamlandığında sistem aşağıdaki bilgilendirmeyi gösterir:

Sonrasında tekrar:

işlemi çalıştırılmalıdır. 

8. Stok Kalemleri Nasıl Eşleştirilir?

Cari oluşturulduktan sonra sistem faturadaki ürünleri kontrol eder.

Eğer ürün ERP'de daha önce eşleştirilmemişse kullanıcıdan eşleştirme istenir. 

9. Tüm Kalemler Tek Stoğa Seçeneği Ne İşe Yarar?

Faturadaki ürünlerin tamamı tek bir stok kartıyla takip edilecekse kullanılır.

seçeneği tercih edilir.

✔ Sadece ilk eşleştirmede yapılır

✔ Daha sonraki faturalarda otomatik çalışır

✔ Aynı ürünleri tekrar sormaz

10. Tüm Kalemler Tek Masrafa Seçeneği Ne İşe Yarar?

Faturadaki satırlar stok değil de masraf niteliğindeyse kullanılır.

seçilerek tüm satırlar belirlenen masraf kartına bağlanır.

11. Kalem Bazında Eşleştir Nedir?

Faturada bulunan her ürünün ERP içerisindeki farklı stok kartlarıyla eşleştirilmesini sağlar.

Bu yöntem özellikle:

✔ Çok kalemli faturalarda

✔ Farklı ürün gruplarında

✔ Detaylı stok takibi yapılan firmalarda

tercih edilir. 

12. Kalem Bazında Eşleştirme Nasıl Yapılır?

Sistem satırları tek tek listeler.

Örnek:

Her satıra çift tıklanır.

Açılan stok listesinden ilgili stok kartı seçilir. 

13. Çift Tıklama Sonrasında Ne Olur?

İlgili satıra çift tıklandığında sistem stok listesi açar.

Kullanıcı:

✔ Stok kartını seçer

✔ Kaydı onaylar

✔ Bir sonraki kaleme geçer

Tüm satırlar eşleştirildiğinde işlem tamamlanır. 

14. Sistem Sonraki Faturaları Hatırlar Mı?

Evet.

İlk eşleştirme tamamlandıktan sonra sistem ilgili firma ve ürün bilgisini hafızaya alır.

Sonraki faturalarda:

✔ Aynı ürünler otomatik tanınır

✔ Aynı masraflar otomatik eşleştirilir

✔ Kullanıcının tekrar işlem yapmasına gerek kalmaz

Gerçek Kullanım Senaryosu

Bir tedarikçiden ilk kez e-Fatura gelmiştir.

Kullanıcı:

1. Gelen faturayı seçer.
2. Fatura bilgilerini kontrol eder.
3. Faturayı İçeri Aktar butonuna basar.
4. Cari tanımlı değil uyarısını görür.
5. Cariyi otomatik oluşturur.
6. Faturayı tekrar içeri aktarır.
7. Ürünleri stok kartlarıyla eşleştirir.
8. Kaydet işlemini tamamlar.

  Sonuç:

Avantajları

✔ Gelen e-Faturaları hızlı kaydetme

✔ Otomatik cari oluşturma

✔ Otomatik stok eşleştirme

✔ Otomatik masraf eşleştirme

✔ Tekrar eden işlemleri azaltma

✔ Satın alma sürecini hızlandırma

✔ Veri giriş hatalarını azaltma

⚠️ Önemli Not